Checklist : préparer un contrôle INAO sans stress

Le contrôle INAO n’est pas un examen surprise

L’INAO supervise les signes de qualité (AOP, IGP, Label Rouge, STG, AB) et vérifie que le dispositif fonctionne correctement. Dans ce cadre, il audite régulièrement les ODG pour s’assurer que les obligations réglementaires sont respectées : tenue du registre, transmission des données à l’organisme de contrôle (OC), traçabilité des déclarations, respect des délais.

Ces contrôles ne sont pas punitifs. L’objectif de l’INAO est de vérifier la fiabilité et la cohérence du système, pas de piéger les secrétariats. Mais un ODG mal préparé peut se retrouver en difficulté, non pas parce que son travail est mauvais, mais parce que ses données sont dispersées, ses délais mal documentés ou ses transmissions incomplètes.

Cette checklist couvre les points réellement vérifiés lors d’un contrôle. Elle s’appuie sur les décisions INAO-DEC-CONT-1 et INAO-DEC-CONT-6 qui encadrent les dispositions de contrôle communes à l’ensemble des SIQO. L’idée est simple : si vous pouvez cocher chaque case, vous êtes prêt.

Avant le contrôle : anticiper (J-30 à J-7)

Organiser l’équipe

• Identifier un référent contrôle au sein de l’ODG. C’est la personne qui centralise les demandes de l’INAO, rassemble les pièces et coordonne les réponses. Dans les petites structures, c’est souvent la secrétaire administrative, mais elle doit être identifiée formellement.

• Prévenir les membres du bureau et le président de l’ODG. Le contrôle peut inclure des questions sur la gouvernance, les décisions prises en assemblée générale, ou la politique de sanctions internes. Le président doit être informé et disponible si besoin.

• Informer l’organisme de contrôle (OC) de la date du contrôle. L’INAO vérifie la coordination entre l’ODG et l’OC. Si l’OC n’est pas au courant, cela pose question sur la fluidité des échanges.

Vérifier le registre des opérateurs

• S’assurer que le registre est complet et à jour. L’INAO attend un registre contenant l’identité complète de chaque opérateur (raison sociale, SIRET, adresse, sites de production), sa catégorie d’activité, sa date d’habilitation, son statut (actif, suspendu, retiré). Notre guide des obligations INAO détaille les champs attendus.

• Vérifier la cohérence des statuts. Un opérateur suspendu ne doit pas apparaître comme actif. Un opérateur retiré depuis 3 ans ne doit pas encore figurer dans la liste des habilités. Les incohérences de statut sont un point de contrôle classique.

• Contrôler les dates d’habilitation. Chaque opérateur doit avoir une date de DI (Demande d’Identification) et une date d’habilitation. L’écart entre les deux ne doit pas dépasser 6 mois, conformément aux procédures INAO. Un écart supérieur non justifié est un signal d’alerte.

Rassembler les documents clés

• Préparer les déclarations de la dernière campagne. Toutes les déclarations reçues doivent être archivées et accessibles : déclarations de production, de récolte, de mise en marché, selon le type de SIQO. L’INAO peut demander à consulter n’importe quelle déclaration individuelle.

• Réunir les accusés de réception des DI. L’ODG est tenu de délivrer un accusé de réception à chaque opérateur dans un délai d’un mois maximum après réception du dossier. Ces accusés doivent être datés et archivés.

• Rassembler les preuves de transmission à l’OC. L’ODG doit transmettre le dossier complet de chaque nouvel opérateur à l’OC dans les 15 jours suivant la délivrance de l’accusé de réception. Dates de transmission et preuves d’envoi doivent être disponibles.

• Vérifier le plan de contrôle en vigueur. L’INAO peut vérifier que l’ODG connaît le plan de contrôle approuvé et que ses pratiques internes sont cohérentes avec ce plan. Avoir une copie accessible du plan de contrôle est indispensable.

Le jour du contrôle : être opérationnel

Documents à avoir sous la main

• Le registre des opérateurs en version consolidée. Imprimé ou sur écran, il doit être consultable immédiatement. Si vous utilisez un outil numérique, préparez un export au cas où l’accès réseau poserait problème.

• Les déclarations de la campagne en cours et de la campagne précédente. L’INAO compare souvent les deux campagnes pour identifier des variations anormales ou des incohérences.

• La liste des opérateurs transmise à l’INAO. L’ODG doit mettre à disposition de l’INAO la liste des opérateurs identifiés, et la transmettre sur demande. Vérifiez que votre dernière transmission est à jour.

• Les comptes rendus d’assemblées générales récentes. L’INAO peut vérifier que les missions de l’ODG (défense du signe, connaissance de la production, élaboration du cahier des charges) sont effectivement menées.

• Le cahier des charges et ses éventuelles modifications. Toute modification en cours d’instruction doit être documentée et traçable.

Points fréquemment vérifiés

• La traçabilité des flux de données. L’INAO vérifie que les données circulent correctement entre l’opérateur, l’ODG et l’OC. Des trous dans la chaîne (un opérateur déclaré mais non transmis à l’OC, par exemple) sont des non-conformités.

• Le respect des délais réglementaires. Accusé de réception sous un mois, transmission à l’OC sous 15 jours, décision d’habilitation sous 6 mois. Ces délais sont encadrés par les décisions INAO et leur non-respect est systématiquement relevé.

• La gestion des manquements. L’INAO regarde comment l’ODG traite les cas d’opérateurs non conformes : suspensions, retraits, signalements à l’OC. Un ODG qui ne signale jamais rien envoie un mauvais signal.

• La mise à jour du parcellaire (pour les AOP/IGP concernées). Si le cahier des charges inclut une délimitation parcellaire, le registre des parcelles doit correspondre aux données déclarées par les opérateurs.

Les pièges fréquents

• Ne pas confondre contrôle interne et contrôle externe. L’ODG assure le contrôle interne (autocontrôle, vérification des déclarations). L’OC assure le contrôle externe (audits, inspections, analyses). L’INAO vérifie que les deux fonctionnent et se complètent. Si l’ODG fait de l’autocontrôle, il doit pouvoir documenter comment.

• Ne pas ignorer les opérateurs inactifs. Un opérateur qui n’a pas déclaré depuis deux campagnes est-il encore habilité ? Suspendu ? Retiré volontairement ? L’absence de mise à jour du statut est un manquement courant.

• Ne pas sous-estimer la question des délais. Beaucoup d’ODG remplissent correctement leurs obligations mais ne peuvent pas prouver les dates. Sans horodatage (date de réception du dossier, date d’envoi de l’accusé, date de transmission à l’OC), impossible de démontrer le respect des délais.

Après le contrôle : capitaliser

• Archiver le rapport de contrôle et les observations. Même si le contrôle s’est bien passé, les remarques de l’INAO sont précieuses pour améliorer les processus internes.

• Corriger les non-conformités identifiées dans les délais impartis. Les sanctions vont de la simple mise en conformité à des mesures financières, selon la gravité et la récurrence. Plus la correction est rapide, moins le risque est élevé.

• Mettre en place les outils qui manquent. Si le contrôle a révélé des difficultés de traçabilité, de suivi des délais ou de consolidation du registre, c’est le moment de structurer les processus. Un outil numérique adapté aux ODG permet de centraliser le registre, horodater les échanges et générer les exports que l’INAO attend.

Le mot de la fin

Un contrôle INAO bien préparé, c’est un contrôle sans surprise. L’essentiel tient en trois mots : registre à jour, délais respectés, documents accessibles. Si votre ODG peut fournir ces trois éléments en quelques minutes, le contrôle se déroulera sans accroc.

Découvrez comment Oligae aide les ODG à automatiser la tenue du registre, l’archivage des déclarations et le suivi des délais réglementaires sur notre page fonctionnalités.